如何扮演好秘書長的角色？

一、要有充分的準備

要如何扮演好秘書長的角色呢？首先應該要徹底去瞭解秘書長的職責，要做什麼工作？要承擔什麼責任，自己對傑人會的章程、宗旨、信念、瞭解又有多少？對傑人會的各項規章、制度，作業執行實施辦法有很熟悉嗎？以上這些都是秘書長必修的功課，也是秘書長最基本應該要有的知識，這樣才有能力來執行會務運作，讓會務推動順利進行。

二、職責基本的認知

秘書長是會務規劃的總工程師，也是會務推動的總操盤手（執行長），要負責運作執行會務推動，也要溝通協調會務進行中之一切障礙，並加以追蹤控管，使各項會務能夠順利來推展。

配合並協助各委員會，策劃、各類活動之執行推動…等

三、行動的開始

（一）接受會長任命後，要與會長當選人（候任會長），商討如何分工合作，尤其應瞭解彼此之責任及推行會務之方法，再進行新年度的人事佈局、安排適當會友擔任會職人員及各委員會主席、副主席，秘書長有義務推舉人選，提參考名單，供會長裁定。

（二）要與會長、財務長共同商討擬定財務預算計劃。

（三）要與財務長、各委員會主席成立會務籌備計劃小組，秉承會長新年度的會務主題為指導原則，共同商定新年度的工作計劃，召開一次以上的籌備工作會議，並完成草案定稿，送交會刊編輯單位刊載，10底以前務必完成。

（四）擬定新年度的工作計劃時，會議或活動日期，要特別注意、必須要錯開『總會活動或會議』同日舉辦以免撞期，『因為會長、秘書長、財務長及本會擔任總會理、監事的會友，必須要出席總會會議或活動』以免影響總會或分會各方會務活動品質。

（五）配合並協助各委員會，規劃各類活動，企劃內容都要有充分的準備說明，提案討論內容，秘書處要嚴謹把關，如較有爭議之議題，要與相關人員先行溝通協調取得共識，以免影響議事效率品質。

（六）每月要向理、監事會、會員月會，及一年二次會員大會報告會務推動狀況，並執行會務議事運作順暢。

（七）要要負責運作執行會務推動，要溝通協調會務進行中之一切障礙，並追蹤控管，使各項會務能順利推展。

如何扮演好財務長的角色？

一、充分的準備

如何扮演好財務長的角色？應該要先徹底去瞭解財務長的職責，要做什麼工作？要承擔什麼責任，對傑人會的章程、宗旨、信念、瞭解有多少？自己對傑人會的各項內部規章，財務作業執行辦法夠熟悉嗎？以上這些都是財務長必修的功課，也是財務長最基本應要有的知識，這樣才有能力執行財務收支預算，讓會務推動順利進行。

二、職責基本的認知

 財務長是財務預算收支的總規劃師，也是總舵手，要負責預算經費收支運作執行，要溝通協調預算經費收支進行中之障礙，並追蹤控管，使各項預算收入達成目標，支出經費預算能確實掌握，讓會務推動能順利進行。

（一）接受任命後，要與會長、秘書長共同商討擬定經費收支預算計劃。

（二）要與秘書長、各委員會主席成立籌備工作計劃小組，秉承會長的會務主題與各委員會共同商定新年度的財務計劃，召開一次以上的籌備工作會議，並完成草案定稿，送交會刊編輯單位刊載，10底以前務必完成。

（三）每月要向理、監事會、會員月會，及一年二次會員大會報告財務經費收支執行狀況，並讓會務議事運作順暢。

（四）配合並協助各委員會，在經費預算內，規劃執行各類活動…等。

（五）舉辦新年度的會務說明會，向前會長及新當選理、監事，報告財務收支預算計劃。

四、用心的經營

   就職前，請會長於十一月初，舉辦新年度的會務工作說明會，請『候任會長』向前會長及新當選理、監事，講述新年度會務主題及工作方向，凝聚工作團隊共識，並請各委員會報告各項工作計劃及活動內容，共同來為新年度會務推動，貢獻心力，再創新局。

五、會長交接前準備

凝聚共識、提振士氣

  與當屆會長及工作團隊密切合作，協調處理新舊任會長交接事宜。

新任理、監事、各委員會主席及幹部，務必要踴躍出席交接典禮。『提高出席率，展現新工作團隊的凝聚力，及推動會務氣勢』，為新年度會務，再創高峰。